Projektleitung bei Einführungen

Projektleitung durch adapt solutions ag
Schulung der Projektmitarbeitenden

In Organisationen geht es nicht nur darum, das Tagesgeschäft in der geforderten Qualität abzuwickeln, sondern ebenfalls die Zukunft der Organisation zu gestalten und sicherzustellen. Diesen Veränderungsprozess gilt es erfolgreich zu meistern. Projekte zur Umsetzung der Veränderungen sind in allen Organisationen ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftstätigkeit.

Es gibt keinen Nutzen ohne Risiken – wer Projekte lanciert, geht Risiken ein und investiert bedeutende personelle und finanzielle Ressourcen. Zu einer verantwortungsvollen Unternehmensführung gehört daher eine übergeordnete Steuerung und Überwachung der Projekte. Diese konzentriert sich sowohl auf die Qualität der Projektergebnisse, als auch auf die Qualität der Projektdurchführung.

Die adapt setzt daher bei Ihren Projekten auf HERMES. HERMES schafft die methodischen Voraussetzungen, um Projekte erfolgreich und effizient durchzuführen. Der Einsatz von HERMES unterstützt die übergeordnete Steuerung und Überwachung durch das Management massgeblich

Schulung der Mitarbeitenden für Projektarbeiten. So werden die Mitarbeitenden für die Systemeinführung fit gemacht. Ihre Mitarbeitenden lernen die wichtigsten Werkzeuge bei Projektarbeiten kennen und können ihre zukünftige Rolle im Projektteam an einem Workshop wahrnehmen.

Jedes Projekst ist nach Phasen unterteil. Es gliedert den Lebenszyklus des
Projekts und schafft die Voraussetzung für das gemeinsame Verständnis der Projektbeteiligten zum Projektablauf. Das HERMES-Phasenmodell besteht aus vier Phasen:

Das Projekt beginnt mit der Phase Initialisierung beim Meilenstein Projektinitialisierungsauftrag und endet am Schluss der Phase Einführung beim Meilenstein Projektabschluss.

Jedes Phasenende ist durch einen Meilenstein bestimmt, der den Entscheid zum weiteren Vorgehen hervorhebt. Diese Meilensteine entsprechen Quality Gates, an denen der Stand des Projekts und die Qualität der Projektplanung und -durchführung überprüft werden. Dabei erfolgt auch die Abstimmung mit den übergeordneten Strategien und Zielen der Stammorganisation. Die Überprüfung der Erreichung der Meilensteine erfolgt mit Checklisten, welche mit projektspezifischen Kriterien ergänzt werden.

Entlang den Phasen und Meilensteinen erfolgt das Reporting gemäss den Vorgaben der Stammorganisation bezüglich Inhalt und Frequenz. Das Phasenmodell bildet auch eine Grundlage für die finanzielle Steuerung des Projekts. Bei Phasenfreigabe werden die Mittel (finanziell, personell, Infrastruktur) für die nächsten Phase durch den Auftraggeber freigegeben.

In der Softwareentwicklung ist SCRUM sehr etabliert. Mit HERMES ist eine strukturierte Projektsteuerung durch den Auftraggeber und einer agilen Entwicklung möglich.

In der Projektdurchführung müssen Entscheide getroffen werden. Die Entscheide sind in den Modulen als Aufgaben definiert. Am Ende einer Entscheidungsaufgabe steht ein Meilenstein.
HERMES unterscheidet zwischen Entscheiden, welche durch die Steuerung getroffen und Entscheiden, welche durch die Projektführung und Fachspezialisten getroffen werden. So erfolgt beispielsweise die Phasenfreigabe durch den Auftraggeber (Steuerung), während die Abnahme der Systemarchitektur durch einen Architekturverantwortlichen (Fachspezialist einer Vorgabestelle in der Stammorganisation) erfolgt.
Die Steuerung prüft am Ende einer Phase, ob die nötigen Fachentscheide vorliegen. Fehlen diese, wird die nächste Phase nicht frei gegeben. Die Steuerung fällt dadurch keine Entscheide ohne über die nötige Fachkompetenz zu verfügen.

Bei jeder Phasenfreigabe werden die Ziele des Projekts mit den Strategien der Organisation und den Vorgaben abgestimmt und die Zielorientierung des Projekts sowie seine Wirtschaftlichkeit überprüft.
Es wird entschieden, ob

– die Phase abgeschlossen wird oder ob vor dem Phasenabschluss weitere Ergebnisse zu erarbeiten sind
– die nächste Phase freigegeben wird
– das Projekt beendet wird

Stammorganisation

Die Stammorganisation ist die Organisation des Auftraggebers und Anwenders, in der das Projekt angesiedelt ist. Sie ist eine rechtliche Einheit, welche Strategien und Vorgaben für Projekte bestimmt. Die Stammorganisation stellt die benötigten Ressourcen (finanziell, personell und Infrastruktur) für das Projekt zur Verfügung.

Projektorganisation

Die Projektorganisation ist eine temporäre Organisation, die in enger Beziehung zur Stammorganisation steht. Sie wird mit dem Entscheid zur Projektfreigabe in Kraft gesetzt und mit dem Entscheid zum Projektabschluss aufgelöst. Im Verlauf der Projektabwicklung wird die Projektorganisation kontinuierlich an die Bedürfnisse des Projekts angepasst.

Auftraggeber

Der Auftraggeber ist verantwortlich für die Ergebnisse des Projekts und die Erreichung der Ziele innerhalb des gesetzten Kosten- und Terminrahmens. Der Auftraggeber ist immer eine einzelne natürliche Person aus der Stammorganisation.

Projektausschuss

Der Projektausschuss unterstützt den Auftraggeber in seinen Aufgaben. Die Mitglieder des Projektausschusses bringen die Anliegen der Organisation ein, die sie vertreten. Der Auftraggeber organisiert und leitet die Sitzung des Projektausschusses.