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An der digitalen Transformation kommt keiner vorbei

HR Business Partner oder HR Specialist, so lauten die Jobbezeichnungen. Der Arbeitsbereich: Die Personalabteilung. Der Aufgabenbereich: Die Administration. Unsere Überzeugung: Die Digitalisierung steht bei vielen Institutionen im Bereich Human Resources noch ganz weit hinten an. Während andere Branchen bereits mit künstlicher Intelligenz oder IoT (Internet of Things) arbeiten oder sich zumindest damit beschäftigen, wird in den HR-Abteilungen noch immer (zu) viel Zeit mit administrativen Prozessen verbracht.

Hoher Zeitaufwand durch fehlende digitale Transformation

Das klassische Personaldossier gibt es in vielen Heimen auch heute immer noch. Das bedeutet, dass die HR-Abteilung ihre Checklisten hier händisch oder zumindest per Excel befüllen und die Unterlagen dann einscannen und (immerhin) digital ablegen. Und da liegt auch schon das Problem: Eine HR-Abteilung, die grösstenteils noch in den Prozessen der Vergangenheit feststeckt, kann nur ungenügend dafür sorgen, Firmen und bestehende Mitarbeitende fit zu machen für die Digitalisierung. Natürlich können viele Institutionen heutzutage auf unterstützende Systeme zugreifen, zum Beispiel auf eine Lohnabrechnungssoftware. Trotzdem wird bei Vielen noch grösstenteils manuell administriert, was einerseits einen ungemein hohen Zeitaufwand bedeutet und andererseits mögliche Fehlerquellen verursacht. Man denke hier auch an zusätzliche Hürden durch den Gesetzgeber (Stichwort Datenschutz bei Bewerberdaten).

Das ist für Heime oder Institutionen, die noch mit physischen Dossiers arbeiten, sehr schwierig. Warum? Zum Beispiel muss das HR in den betroffenen Firmen dafür sorgen, dass die Büroschränke mit den Personaldaten abgeschlossen sind und niemand Zugriff darauf hat. Andererseits gibt es jedoch das Einsichtsrecht ins eigene Personaldossier. Nicht digitalisierte HR-Abteilungen stehen dann vor teils seltsamen Situationen: So kommt es vor, dass eine Mitarbeiterin aus Ort «A» ihr Dossier einsehen will, dieses jedoch am Unternehmenshauptsitz an Ort «B» steht. Da das Dossier nicht unbeaufsichtigt aus der Hand gegeben werden und dieses auch nicht via Email weitergeleitet werden darf, muss der betreffende Personaler entweder mit der Akte nach «A» fahren, oder die Mitarbeiterin kommt nach «B».

Was muss sich ändern

Es geht hauptsächlich darum, Informationen schneller zur Verfügung zu stellen.

So kann ein zm Beispiel ein Personalstammblatt digital via Web zur Verfügung gestellt werden, welches dann per Mausklick an einen zukünftigen Mitarbeitenden gesendet wird. Das mühsame Abtippen entfällt so und der HR-Mitarbeitende findet mehr Zeit sich um die Anliegen des Personals zu kümmern.